Primeur : HL7 CDA standaard is basis voor landelijke "eOverdracht" tussen Cure en Care

eOverdracht helpt digitale uitwisseling van zorginhoudelijke verpleegkundige gegevens een stap verder

​Met 300.000 patiëntoverdrachten per jaar alleen al tussen de Cure en de Care, is kwalitatieve en volledige informatie van groot belang voor verpleegkundigen om de juiste zorg aan de juiste patiënt te kunnen leveren. Onderzoek wijst uit dat de informatieoverdracht tussen Cure- en Care-instellingen in Nederland nog sterk kan worden verbeterd. Om de kwaliteit van de verpleegkundige overdracht te verhogen en het proces efficiënt te laten verlopen hebben V&VN, Nictiz en ActiZ in 2010 de handen ineen geslagen voor landelijke standaardisatie van de verpleegkundige overdracht. Dit heeft in 2011 geleid tot de standaard kernset eOverdracht in de care en in 2012 tot een standaard digitaal overdrachtsbericht voor een volledige en tijdig verstuurde verpleegkundige overdracht.

Waarom de eOverdracht

De verpleegkundige overdracht van patiënten in Nederland gebeurt in veel zorgregio's nog niet digitaal. Informatie vanuit het dossier wordt handmatig overgenomen en per fax, e-mail of telefoon overgedragen. Tevens is er gebrek aan standaardisatie van de overdracht. Het is vaak onduidelijk welke gegevens moeten worden overgedragen. Bovendien maken zorginstellingen veelal gebruik van een eigen overdrachtsformulier. Hierdoor wordt verschillende en onvolledige informatie aan elkaar overgedragen. Binnen zorgregio's waar wel digitale overdracht plaatsvindt, zijn ook kwalitatieve verbeteringen mogelijk in de overdracht. "De bovengenoemde problemen kunnen worden opgelost door verpleegkundige patiëntengegevens digitaal over te dragen met behulp van een landelijk geaccepteerde standaard", vertelt Irene van Duijvendijk, Adviseur bij Nictiz.

Uit onderzoek van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) blijkt dat de grootste risico's in de zorg ontstaan door knelpunten in de informatie-uitwisseling. Door te weinig afstemming in de zorgketen is het onduidelijk of de verstuurde informatie ook de informatie is die de ontvanger nodig heeft. Dossiers zijn niet actueel en incompleet waardoor de overdracht door de zorgverlener als een tijdrovende activiteit wordt ervaren.

Komen tot een standaardisatie

"We zijn gestart met een inventarisatie om met elkaar inzichtelijk te maken welke informatie relevant is in de overdracht voor zowel het ziekenhuis als het verpleeghuis, thuiszorg, GGZ en revalidatiecentrum", vertelt Erna Vreeke, Projectadviseur eCare en vice-voorzitter, afdeling Verpleegkundige en Zorginformatica bij V&VN. Tijdens de inventarisatie zijn 40 overdrachtsformulieren van verschillende instellingen verzameld en geanalyseerd, er is een internationaal literatuuronderzoek gedaan, kwaliteitsindicatoren zijn verzameld en er zijn interviews afgenomen met experts. De inventarisatie heeft geleid tot het rapport 'eOverdracht in de care, een inventarisatie' en vervolgens tot de kernset eOverdracht. "In 2012 is van de kernset een technisch bericht (HL7 CDA) gemaakt, zodat informatie tussen de informatiesystemen van Care en Cure ook werkelijk digitaal ingelezen kan worden."

Toepassing van eOverdracht

Meerdere zorgregio's zijn bezig met de implementatie van de eOverdracht of met de voorbereiding daarvan. Het Groene Hart Ziekenhuis in Gouda en het Vlietland Ziekenhuis in Schiedam zijn één van de eerste instellingen die het standaard overdrachtsformulier als digitale applicatie toepassen. Dit als onderdeel van POINT, een digitaal transferdossier waarmee de gehele transferketen wordt ondersteund. Met eenduidigheid in de informatieoverdracht, digitale ondersteuning van het proces en automatische overname van gegevens uit verschillende systemen, wordt de kwaliteit van de overdracht verbeterd en dubbele (invoer)handelingen voorkomen. "Met de ondersteuning van de eOverdracht verhogen we de kwaliteit en de efficiency in de zorg. Dat is de reden waarom we deze innovatie als ICT-leverancier ondersteunen", aldus Arthur Muller, Manager POINT bij Techxx.

Het Groene Hart Ziekenhuis

Een kwalitatief hoogwaardige overdracht is één van de speerpunten van Monique Verdier, Voorzitter Raad van Bestuur van het Groene Hart Ziekenhuis. Het ziekenhuis draagt jaarlijks 3000 patiënten over naar diverse nazorginstellingen, met Vierstroom en Zorgpartners Midden Holland als grootste afnemers. Het ziekenhuis zet sinds 2010 het digitaal transferdossier POINT in voor een efficiënt transferproces. Sinds 1 mei 2013 gebruiken alle afdelingen in het ziekenhuis het eOverdrachtsformulier in POINT.

"Een algemene constatering binnen het ziekenhuis was dat we op de kwaliteit en volledigheid van de overdracht winsten konden behalen," vertelt José Jansen, Transferverpleegkundige in Het Groene Hart Ziekenhuis. "Het initiatief van de eOverdracht werd daarom ook goed ontvangen. Tijdens de testfase en acceptatiefase van de eOverdracht in POINT, bleek snel dat de eOverdracht als eenvoudig werd ervaren door de verpleegkundigen. Omdat we geen problemen verwachtten met de overgang, hebben we besloten de bestaande overdrachtsformulieren in POINT 'uit' te zetten en alle afdelingen direct de eOverdracht te laten invoeren. En met groot succes."

"Het eOverdrachtsformulier kunnen we op drie manieren tonen: volgens het Gordon-model, Normen verantwoorde zorg (NVZ) en het standaardformulier. Het is een overdracht zoals elke overdracht werkt. De items zijn volgens een logisch systeem gerangschikt en de verpleegkundige bepaalt wat relevante informatie is over de desbetreffende patiënt. Vooralsnog zien wij alleen kwalitatieve verbeteringen met de eOverdracht. Er worden nog geen tijdswinsten ervaren, omdat de nieuwe werkwijze pas sinds kort is geïmplementeerd."

Advies voor invoering door zorginstellingen

"Belangrijk is dat er draagvlak is voor de procesoptimalisatie binnen zowel de eigen organisatie als de zorgketen", zegt José. "Wij hebben eerst een onderzoek gedaan naar de ervaringen van de key-gebruikers met het eOverdrachtsformulier t.o.v. het oude formulier, via de POINT testomgeving. Daaruit kwam naar voren dat de impact als klein werd ervaren. Daarna hebben we via onze interne nieuwsbrief de invoering aangekondigd. Een ziekenhuis brede invoering werkte bij ons het beste, je moet het gewoon doen!"

Vlietland Ziekenhuis

Het Vlietland Ziekenhuis regelde de overdracht voorheen via een papieren overdracht of via een WORD-document. De behoefte om de eOverdracht in te zetten, kwam vanuit de verpleegafdelingen en Zorgverzekeraar DSW. Sinds april 2013 werken de afdelingen neurologie en chirurgie met de eOverdracht in POINT. "De meerwaarde van de digitale overdracht wordt dagelijks ervaren op de afdelingen", zegt Marcha Vonk, Coördinator Transferbureau bij het Vlietland Ziekenhuis. "De overdracht kan tussentijds worden opgeslagen en het kliksysteem van het formulier werkt erg makkelijk. De overdracht is een stuk uitgebreider en het bevat goede reminders dat sommige velden dienen te worden ingevuld. De verpleegkundigen zijn er allemaal erg positief over, ondanks dat van te voren werd verwacht dat het veel werk zou opleveren. We hebben besloten om na de zomer de eOverdracht binnen het ziekenhuis per afdeling verder uit te rollen."

De eOverdracht bij de Care

De kwaliteitsslag die wordt gemaakt met de eOverdracht is voornamelijk voor de Care-instellingen direct merkbaar. "Sinds het Vlietland Ziekenhuis de eOverdracht inzet, krijgen wij terug dat zij zeer volledige informatie ontvangen in de overdracht. Voorheen ervoeren de Care-instellingen de overdracht als onvolledig en er miste informatie. Op het gebied van mobiliteit kregen ze bijvoorbeeld binnen "Mevrouw wordt geholpen met wassen en aankleden' of 'Mevrouw wordt geholpen bij persoonlijke verzorging'. Binnen het eOverdrachtsformulier wordt door de verpleegkundige aangeklikt waar de patiënt precies hulp bij nodig heeft, waardoor ze direct een verbetering van kwaliteit in de overdracht ervaren", aldus Marcha.

De volgende efficiëntieslag voor de Care

Het eOverdrachtsbericht kan direct in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) worden geïmporteerd door gebruik te maken van het HL7 bericht. Dit voorkomt dubbele handelingen in de invoer van gegevens en voorkomt het maken van fouten. POINT kan dit faciliteren, waardoor de gegevens bij de care-instelling beschikbaar zijn. Stappen dienen nog te worden gemaakt in de functionaliteit van de ECD's, om de gegevens daadwerkelijk in te kunnen lezen. "Met de eOverdracht kunnen we een belangrijke stap maken in de digitalisering van de gegevensoverdracht in de zorg. Binnen Vierstroom zijn wij in overleg met onze ECD leverancier om een koppeling te realiseren, zodat de eOverdracht direct wordt ingelezen in ons ECD", vertelt Cornelis de Pee, Informatiemanager bij Vierstroom. Hiermee wordt een enorme sprong voorwaarts gezet in de optimalisatie van de overdracht.

De volgende efficiëntieslag voor de Cure

Ook vanuit de Cure kunnen optimalisatieslagen gemaakt worden. Een aantal gegevens die in de verpleegkundige overdracht moeten worden opgenomen, zijn al bekend in het EPD/EVD. Door middel van systeemintegratie worden dubbele handelingen verminderd en fouten voorkomen. De informatie uit een groot aantal velden wordt reeds automatisch ingevuld in de eOverdracht, waaronder de patiëntgegevens en anamnese. Ook andere gegevens zoals meetwaarden, kunnen door middel van een toekomstige koppeling vanuit het EVD direct in de eOverdracht worden opgenomen.

De toekomst van de eOverdracht

"De eOverdracht staat hoog op de agenda van Nictiz en V&VN. Naast het uitbrengen van diverse rapporten en publicaties, zijn we ook in gesprek met de zorgregio's. Niet alleen om de eOverdracht te implementeren, maar ook om de overdracht nog beter te maken. Ook zijn we in gesprek met verschillende brancheorganisaties die de eOverdracht ondersteunen. De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft aangegeven vanaf 2014 versterkt toezicht te gaan houden op de overdracht tussen ziekenhuizen en VVT. Ondanks dat de eOverdracht niet verplicht wordt gesteld, kunnen ze er wel op controleren. Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat de eOverdracht in steeds meer zorgregio's geïmplementeerd wordt en de kwaliteit van de overdracht in Nederland omhoog gaat", sluit Erna Vreeke af.